有個(gè)剛做HR不久的朋友跟我說，最近被各種表格的填寫、核實(shí)、錄入煩到頭大，還有每個(gè)月統(tǒng)計(jì)員工的辦公用品需求、考勤簽字確認(rèn)，工資簽收等等，有時(shí)候一天的工作就耗費(fèi)在這些上面了。問我有沒有什么能簡(jiǎn)化處理工作的辦法？
其實(shí)所有的工作流程都可以簡(jiǎn)化！
首先工作流程就是為了把一項(xiàng)工作完成，而人為設(shè)置的若干個(gè)操作步驟。那么為完成一項(xiàng)工作到底要設(shè)置多少個(gè)步驟是合適的，這就是我們要研究的工作應(yīng)該“細(xì)化”還是“簡(jiǎn)化”的問題。
一、與流程設(shè)置有關(guān)的因素
跟流程設(shè)置有關(guān)的因素有：復(fù)雜性、效率、管理成本、責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)。
1.一項(xiàng)工作，設(shè)置流程越多，單個(gè)流程內(nèi)的復(fù)雜性就越低，所以越復(fù)雜的工作包含的流程一般來說就越多。
2.一項(xiàng)工作，設(shè)置流程越多，效率越低。
3.一項(xiàng)工作，設(shè)置流程越多，管理成本越高。（注意這里說的成本是管理成本，不是生產(chǎn)制造成本，別弄混了）
4.一項(xiàng)工作，設(shè)置流程越多，單個(gè)流程內(nèi)分?jǐn)偟呢?zé)任越少，同時(shí)，流程越多，責(zé)任劃分也越明確越具體。
5.一項(xiàng)工作，設(shè)置流程越多，失敗的風(fēng)險(xiǎn)越低。
二、公司對(duì)影響流程因素的關(guān)注度
其次，要研究“簡(jiǎn)化”的問題，就要了解公司對(duì)以上因素的關(guān)注度。而這又跟公司所處的行業(yè)，公司的發(fā)展階段，公司老板的個(gè)人認(rèn)知等多方面的因素有關(guān)。
舉兩個(gè)例子：
1.兩口子開個(gè)小飯店，找兩個(gè)親戚過來幫工，一共四個(gè)人，那么對(duì)于老板來說，公司剛剛起步，用的都是自己人，對(duì)于老板來說現(xiàn)階段什么最重要？
我覺得，對(duì)于老板來說，目前最重要的是讓小飯店存活下去，那就要盡量減少成本，增加利潤(rùn)。所以在工作流程設(shè)置上，肯定是越簡(jiǎn)化越好，因?yàn)榱鞒毯?jiǎn)化了效率會(huì)高，管理成本會(huì)降低，利潤(rùn)相對(duì)會(huì)增加，于此同時(shí)放棄掉的就是可能出現(xiàn)的責(zé)任劃分不清楚（都是自家人，責(zé)任不清也無所謂），存在風(fēng)險(xiǎn)隱患（初創(chuàng)小企業(yè)沒有辦法，只能是頂著風(fēng)險(xiǎn)去拼）。
2.一個(gè)大型汽車制造企業(yè)。老板更注重什么呢？當(dāng)然是效率和風(fēng)險(xiǎn)管控。為了保證汽車的質(zhì)量，在復(fù)雜的生產(chǎn)環(huán)節(jié)中就要設(shè)置非常多的流程，所有需要不同工人配合的工作節(jié)點(diǎn)都要明確責(zé)任。而為了保證效率就要增加大量的管理成本（包括管理人員投入，管理軟件系統(tǒng)投入等等）只有做好這些工作以后，才能把企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
三、明確“簡(jiǎn)化”原則
1.存在即合理原則
無論什么樣的企業(yè)，無論看起來多么“荒謬”的制度或流程，存在即合理。也就是說，只要存在就一定有存在的理由。我們?cè)谧銎髽I(yè)管理或者改革的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)問題并不難，難的是發(fā)現(xiàn)問題背后的原因是什么，知道了原因還不成，你還必須要更好的解決方案，如果沒有，就不要輕易的去改變?cè)械牧鞒獭Ｋ哉f什么時(shí)候可以去改變？那就是，知道了問題，知道了原因，有了更好的解決方案之后。
2.物極必反原則
企業(yè)中的工作流程其實(shí)并不是固定的，而是一直在“最細(xì)化——最簡(jiǎn)化”之間不停流動(dòng)的，達(dá)到任何一個(gè)極端就會(huì)強(qiáng)力反彈，超過任何一個(gè)極端就會(huì)瞬間崩盤。
舉例：一個(gè)小企業(yè)，為追求效率和降低管理成本，一味簡(jiǎn)化工作流程，放松管理，當(dāng)企業(yè)內(nèi)因疏于管理達(dá)到影響企業(yè)發(fā)展的程度的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)跳出來要求加強(qiáng)管理，這就是很多HR遇到的，某一日，老板找談話讓重新梳理崗位職責(zé)，明確考勤紀(jì)律等等。再有，我們看很多有名的超級(jí)跨國(guó)公司一夜之間破產(chǎn)倒閉，很多時(shí)候就是因?yàn)樗摹爸贫忍晟屏恕保髽I(yè)的盈利無法支撐他的管理成本的支出，而管理成本的支出也無法進(jìn)一步解決他的效率問題導(dǎo)致的崩盤。
所以作為HR來說，何時(shí)建議公司做哪些方面的調(diào)整，這件事本身就是很有技術(shù)含量的。
3.置身事外原則
一般來說，能夠設(shè)置工作流程的人應(yīng)該在流程之外。或者至少應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作的所有環(huán)節(jié)和流程都非常清楚的情況下才可以重新設(shè)置流程。如果流程修改人只是這一個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人或者具體執(zhí)行人，往往修改以后就破壞了原流程中的連貫性和責(zé)任歸屬從而增加了不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
寫在最后：
說說職場(chǎng)新人的問題。我想對(duì)剛剛走出校園，步入社會(huì)的年輕人說，首先最重要的還是要擺正心態(tài)，及時(shí)轉(zhuǎn)換好自己的社會(huì)角色。其次，年輕人往往沖勁很足，經(jīng)驗(yàn)卻不夠，遇事多想，多聽、多看，不要輕易做決定，更不要輕易去否定已有的東西。第三，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在社會(huì)上，沒有排好的課表，沒有現(xiàn)成的老師，一切靠自己，只要有心，事事都可學(xué)習(xí)，分分鐘都能成長(zhǎng)！
